Se existe uma atividade que todas as empresas são praticamente obrigadas a fazer é comprar, certo? Então, como é algo que não dá para fugir, o melhor é se planejar e fazer uma gestão de compras eficiente, garantindo os suprimentos necessários para o seu negócio funcionar corretamente sem correr o risco de um desarranjo nas finanças. Por isso, o setor de compras, assim como o de vendas, deve ser considerado estratégico, especialmente quando o assunto é a redução de custos e a melhora nos resultados da empresa.

E não pense que essa é uma questão que envolve somente aquelas corporações que compram toneladas de insumos e matéria-prima ou os grandes atacadistas. Fazer o controle de compras é essencial para negócios de todos os portes e segmentos, especialmente para os pequenos, que não têm muito espaço para cometer erros.

Para o comércio varejista, a situação é mais complexa ainda, pois ele lida diretamente com o consumidor final. Imagine oferecer um produto a um cliente que entra na sua loja para logo depois informá-lo de que não há mais no estoque? É uma situação constrangedora. Além de perder aquela venda, corre-se o risco de perder o cliente de vez.

Por isso, reunimos neste artigo 4 dicas para você organizar o setor de compras e fazer uma gestão eficiente dessa área tão importante para o negócio. Vamos conhecê-las?

Domine a gestão de compras do seu negócio

Independentemente do tamanho da empresa, a gestão de compras deve formar um tripé com a área de vendas e o estoque. Apesar de parecer uma atividade simples, a gestão de compras é muito mais que adquirir produtos. Ela deve levar em consideração a demanda das vendas, bem como o nível dos produtos já armazenados em estoque. Integrar as informações e as estratégias desses três setores cria condições para uma análise muito mais eficaz do processo. As nossas dicas, portanto, abrangem esse tripé. Vamos a elas!

1 – Comece sempre pelo planejamento de compras

Pode parecer que estamos chovendo no molhado, mas não tem como falar de gestão sem falar em planejamento. E, ao contrário do que muitos pensam, planejar não significa somente colocar as informações no papel. Essa atividade exige muita mão na massa, especialmente quando falamos em compras, pois é preciso todo um trabalho para prever o que é essencial ao negócio, seja para a produção, seja para a revenda ou mesmo para a execução de um serviço.

Então, o primeiro passo do dono do negócio é estruturar um departamento de compras. Isso não significa que você precisa ter uma equipe, ou mesmo um profissional, somente para fazer isso. O que queremos dizer é que as informações referentes às compras precisam estar organizadas em um só lugar, de modo que possam ser consultadas e analisadas com agilidade e segurança sempre que necessário.

Essa organização é essencial para o segundo passo do planejamento de compras: conhecer a demanda. Se os dados estão todos ali, basta consultá-los para saber o que comprar e quando fazer isso, certo? Por meio deles é possível entender se há ou não alguma sazonalidade, se o preço de determinado insumo aumenta ou diminui de acordo com a época do ano, qual é o produto mais vendido, quais são os melhores períodos de venda, o que ainda tem no estoque e daí por diante. Trabalhar com previsão é a melhor estratégia, especialmente nas pequenas empresas, nas quais a eficiência, mais do que luxo, é uma necessidade.

Como vimos, dentro do planejamento é preciso estar atento às vendas e ao estoque. Então, vamos a uma dica especial para essas duas áreas.

2 – Um olho no estoque e outro nas vendas

Podemos dizer que o estoque e as vendas são parte do que chamamos de ciclo de compras, pois o responsável por adquirir as mercadorias que a empresa precisa deve sempre olhar para trás, para o estoque, e para frente, para as vendas, e fazer uma balanço entre os dois. Uma boa forma de fazer isso é identificar no planejamento o nível mínimo do estoque, assim, sempre que esse número for atingido, significa que é preciso fazer novas compras.

Vamos pegar como exemplo uma loja de roupas. Na análise das informações de venda foi identificado que a saída de camisetas brancas é constante e o ideal é sempre ter, no mínimo, 7 peças em estoque de tamanhos diferentes, independentemente da época do ano. Então, basta ir acompanhando as vendas e dar baixa corretamente no estoque. Quando chegar em 7 camisetas significa que está na hora de acionar as compras e repor a mercadoria.

Essa programação de compras baseada no controle rigoroso de entrada e saída de mercadorias do estoque e na análise do fluxo de vendas garante a reposição necessária dos produtos, de maneira a atender os públicos interno e externo, promovendo o aumento da lucratividade do negócio. Além disso, ao saber quando e quanto comprar, o dono do negócio consegue negociar melhores preços e prazos de pagamento.

Porém, há um ponto de atenção aqui. Precisamos entender que estoque é dinheiro, então, estoque parado é dinheiro parado — e ninguém quer isso, certo? Por isso, junto ao número mínimo, estabeleça um número máximo de produtos. Equilíbrio é a palavra-chave nesse espaço. O estoque não pode estar vazio a ponto de faltarem insumos para produção ou itens para revenda e tampouco cheio ao ponto de materiais serem desperdiçados ― isso sem falar que o dinheiro ali parado na forma de mercadorias poderia ser investido em outras necessidades do negócio.

3 – Tenha nos fornecedores parceiros estratégicos

Se não dá para fugir das compras, também é praticamente impossível não ter que lidar com fornecedores. Por isso, o melhor que podemos dizer é: faça dessa relação uma parceria estratégica. Para isso, voltamos lá no planejamento de compras, pois a escolha dos fornecedores deve acontecer de forma paralela ao levantamento das necessidades do negócio e deve levar 3 pontos principais em consideração: preço, prazo e confiança.

A melhor forma de conhecer os preços é por meio dos orçamentos. Então, antes de decidir qual será o fornecedor de uma determinada mercadoria, pesquise os preços de, pelo menos, 3 deles. Dessa forma, já vai dar para saber qual é o mais caro, o mais barato e também a média de preço do mercado. Nesta parte é importante avaliar ainda o quanto o fornecedor está disposto a negociar, não só em relação a valores, mas também nas formas e condições de pagamento. Pode acontecer de você precisar de um insumo, mas só conseguir pagar o valor total após receber do seu cliente, então, é necessário saber se o seu fornecedor é parceiro a ponto de aguardar esse prazo, uma vez que ele também tem seus fornecedores.

Depois disso é a hora de discutir os prazos de entrega, pois de nada adianta ter um bom valor com pagamento facilitado se não atender às necessidades de prazo do seu negócio, certo? Por isso, faça sempre essa relação entre o que e quando você precisa com quando o fornecedor pode entregar.

Aqui, é importante saber também se ele é capaz de atender situações de emergência. Digamos que a loja do nosso exemplo, que vende camisetas brancas, venda 15 peças de uma só vez e seu estoque fique zerado. Ela precisa repor, pelo menos, 7 camisetas até o dia seguinte para garantir um bom atendimento aos seus clientes. Um fornecedor parceiro de verdade vai fazer essa entrega, flexibilizando o seu prazo normal de 4 dias.

Em relação aos fornecedores também é necessário ficar atento ao quesito confiança. Por mais que seja algo subjetivo, é essencial confiar em quem você vai estabelecer uma relação comercial. Não estamos falando em fazer amizade, mas, sim, em ter a segurança de que aquilo que foi combinado será cumprido sobre os preços, prazos e qualidade.

E para finalizar essa questão da compra junto aos fornecedores, lembre-se que quem sabe a quantidade do que comprar é você. Por mais que você confie e tenha uma ótima relação com seu fornecedor, não caia na tentação de aproveitar promoções ou outras oportunidades que ele oferecer se você não precisar realmente da mercadoria. Compre aquilo que atenda à demanda das suas vendas e que mantenha o seu estoque equilibrado.

4 – Use um sistema de gestão para fazer o controle de compras

Vimos a necessidade de estabelecer vários processos e controlar vários números ao longo das nossas dicas para dominar a gestão de compras. E a melhor forma de fazer isso é usar a tecnologia disponível no mercado, como um sistema de gestão online. Normalmente, esse tipo de solução consegue integrar as informações das vendas e do estoque, facilitando a tomada de decisão sobre as compras.

Se a sua intenção é profissionalizar o ciclo de compras da sua empresa, focando na redução de custos e, consequentemente, no aumento da lucratividade, é importante ficar atento a algumas funcionalidades desses sistemas de gestão. Entre elas, podemos destacar:

• Controle dos pedidos de compra: saber exatamente o que foi comprado é a base da gestão de compras, por isso, é essencial que o software faça esse controle de maneira integrada com o financeiro (contas a pagar) e com o estoque. Assim, quando uma compra for lançada no sistema, as informações são replicadas para o contas a pagar, que faz o lançamento de acordo com a forma de pagamento (à vista, parcelado, com ou sem juros), e também para o controle do estoque, atualizando o montante de mercadorias.
• Gerenciamento e cadastro de fornecedores: se você vai ter que lidar com eles, o melhor é que estejam todos cadastrados, assim, é possível consultar as informações com facilidade e também fazer a emissão da nota fiscal de compra sem a chance de errar qualquer dado.
• Emissão de nota fiscal: qualquer software que não faça a emissão de notas fiscais, seja de compra, seja de venda, já deve ser excluído da sua pesquisa. Pode parecer exigência demais, mas não é. Com a modernização dos processos, principalmente aqueles que envolvem a prestação de contas ao governo, o que inclui os impostos recolhidos nas notas, ter um sistema de gestão que ofereça um emissor integrado a todas as outras funcionalidades é item de necessidade básica, não mais um diferencial.
• Importação do XML da nota de compra: esse sim é grande diferencial, pois elimina o trabalho de digitação dos dados da nota fiscal para o sistema, uma vez que, após a importação do XML, o próprio sistema lê as informações e faz o registro delas automaticamente. Há soluções, inclusive, que permitem a importação do XML direto da Secretaria da Fazenda (Sefaz).

Como já falamos, a atenção com a gestão de compras deve ser a mesma que com a gestão de vendas, pois este é um setor que está ligado diretamente com os custos e despesas do negócio. Então, se você ainda está fazendo as compras para a sua empresa meio no achismo, pare agora mesmo. Pode dar um pouquinho de trabalho no início, mas assim que as informações estiverem todas organizadas, você vai conseguir administrar o seu negócio com muito mais agilidade e eficácia.